HUISHOUDELIJK REGLEMENT

DEFINITIES

Waar in dit reglement wordt gesproken van “de betreffende golfbaan” wordt daaronder verstaan de golfbaan waar door de vereniging een overeenstemming mee is gesloten en de leden de mogelijkheid hebben het in artikel 3.1 van de statuten beschreven doel te beoefenen. Dit is niet per definitie 1 golfbaan, maar kan door ontwikkelingen ook geen of meer golfbanen betekenen.

Onder “Leden” verstaan we alle categorieën van leden genoemd in artikel 4 van de statuten.

“Speelrecht” is het recht van leden, en de personen die door hen worden uitgenodigd, om van de baan gebruik te maken in de door de vereniging gehuurde tijd.

Waar over “Standaard kledingpakket” wordt gesproken, verstaan wij de kledingvoorschriften die in het document kledingvoorschriften worden genoemd.

“No show” is het zonder afmelding wegblijven bij een gereserveerde starttijd of een evenement waarvoor men heeft ingeschreven.

“Overeenkomst” is de overeenkomst inzake het gebruik van de betreffende golfbaan.

PRIVACY BESCHERMING

Artikel 1

1.1 Bij aanmelding als lid wordt aan de vereniging opgave gedaan van:

  1. dhr./mevr.

  2. voornaam

  3. achternaam

  4. geboortedatum

  5. adres

  6. woonplaats

  7. telefoonnummer(s)

  8. e-mail adres

  9. contactgegevens noodgevallen

  10. kledingmaten

  11. dieet/allergieen 

  12. bankrekeningnummer d.m.v. het afgeven van een machtiging “automatische incasso”.

Het beschikbaar stellen van deze gegevens is voorwaarde voor het lidmaatschap.

1. 2 Elk lid van de vereniging geeft bij het aangaan van het lidmaatschap automatisch toestemming aan het bestuur om de persoonlijke gegevens te administreren/verwerken en te gebruiken voor alle (digitale) communicatie binnen de kring van leden van de vereniging, onder de voorwaarde dat het bestuur in redelijkheid waarborgt dat deze lid gebonden-, persoonlijke informatie niet buiten deze kring toegankelijk is of wordt.

1.3 Er wordt gecommuniceerd via e-mail, via WhatsApp, via nieuwsbrief, via website en (gesloten) sociale media.

 

1.4 Elk lid bevestigt deze toestemming opnieuw door betaling van de jaarlijkse contributie.

 

1.5 Het door een lid niet geven of intrekken van deze toestemming kan leiden tot beëindiging van het lidmaatschap.

1.6 De persoonlijke gegevens en voertuiggegevens worden door het secretariaat beheerd/geadministreerd in het LedenRegister. De penningmeester administreert/beheert er de bankgegevens, de (contributie)-betalingen en de financiële boekhouding. Het LedenRegister is niet openbaar en algemene inzage is niet mogelijk.

 

1.7 Periodiek wordt een beknopte versie van het Ledenregister per e-mail beschikbaar gesteld aan de leden. Leden kunnen aangeven dat zij niet vermeld willen worden in bedoeld digitaal register.

 

1.8 Het is niet toegestaan de informatie in het LedenRegister, waaronder de lid gebonden, persoonlijke informatie, op enigerlei wijze te delen met derden dan wel commercieel aan te wenden.

1.9 Op schriftelijk verzoek van een lid geeft de secretaris binnen 1 maand, in bijzondere gevallen te verlengen met 2 maanden, een overzicht van de vermeldingen van dat lid in de bij de vereniging aanwezige bestanden. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden binnen een uiterste termijn van 3 maanden, de vermeldingen verwijderd tenzij de gegevens onderdeel zijn van een het zgn. ‘passief bestand’.

1.10 Met het aangaan van een lidmaatschap bij de vereniging geeft het lid tevens toestemming  voor het gebruik van foto’s en video's waarop het lid herkenbaar in beeld is. Dit betekent dat de vereniging de (portret)foto’s kan publiceren of op een andere manier openbaar maken en dat het lid geen beroep doet op het portretrecht. Deze toestemming geldt alleen voor gebruik van de foto’s door de vereniging. Het beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt ten behoeve van de vereniging, zoals: folders, brochures (rapporten en boeken), advertenties en nieuwsbrieven, posters en borden op straat, website en sociale media.

GEDRAGSREGELS

 

Artikel 2

2.1 Leden, en de personen die door hen worden uitgenodigd, worden geacht gedurende hun verblijf op de golfbaan of in de daarbij behorende gebouwen en faciliteiten bekend te zijn met, zich akkoord te verklaren met, en zich te gedragen naar:

  1. de statuten van de vereniging;

  2. het huishoudelijk reglement

  3. het baanreglement en andere bepalingen, regelingen, voorschriften, en aanwijzingen welke door het bestuur en/of door de betreffende golfbaan in onderling overleg worden vastgesteld of gegeven.

2.2 Leden, en de personen die door hen worden uitgenodigd, houden zich door de baan aan de etiquette- en FootGolf regels vastgesteld door de Federation for International FootGolf.

2.3 Leden zijn en blijven verantwoordelijk voor het gedrag van personen die door hen worden uitgenodigd gedurende hun verblijf door de baan, in of op bijbehorende faciliteiten, of in de gebouwen.

2.4 Leden gedragen zich correct jegens het personeel van de aangeboden golfbaan en bejegenen hen met respect. Klachten over het personeel moeten mondeling of schriftelijk worden ingediend bij de secretaris.

LIDMAATSCHAP EN WACHTLIJST

 

Artikel 3

 

3.1 Aanvragen voor lidmaatschap moeten worden ingediend door gebruik van het daarvoor bestemde online formulier en voorzien van de gevraagde informatie. Aanvragen worden alleen in behandeling genomen indien de aanvrager alle gevraagde gegevens volledig verstrekt.

3.2 Nieuwe aanvragen worden op een wachtlijst geplaatst en toegelaten in volgorde van aanmelding. Partners van leden, thuiswonende kinderen tot 21 jaar en ouders van jeugdleden die zelf tenminste 2 jaar lid zijn, hebben voorrang bij toelating. Het bestuur kan op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden dan wel in het belang van de vereniging individuele personen of groepen van personen voorrang verlenen.

3.3 Uitgezonderd voor jeugdleden vindt plaatsing op de wachtlijst eerst plaats na betaling van een wachtlijst fee gelijk aan de hoogte van een halve jaarcontributie.

3.4 De wachtlijst fee wordt bij toelating tot het lidmaatschap verrekend met de eerste contributie.

2.5 In geval van tussentijdse opzegging na plaatsing op de wachtlijst wordt 80% van de wachtlijst fee teruggestort.

3.6 Indien geen gebruik gemaakt wordt van een uitnodiging tot toetreding, vervalt de wachtlijst fee voor 50% aan de vereniging. De aanvragen voor het lidmaatschap kan worden voortgezet tegen betaling van een nieuwe wachtlijst fee. De datum van betaling geldt alsdan als datum van inschrijving. Over de wachtlijst fee wordt geen rente betaald.

3.7 Bij toelating tot het lidmaatschap is een lidmaatschap fee verschuldigd zoals vastgesteld door het bestuur van de vereniging.

3.8 Aanvragen van juniorleden jonger dan 18 jaar moeten mede ondertekend zijn door hun wettelijke vertegenwoordiger.

3.9 Aanvragen van zaken leden moeten met gebruikmaking van het daarvoor bestemde aanvraagformulier worden ingediend door de betreffende golfbaan. Tenzij het aantal leden in de betreffende categorie het aantal genoemd in de overeenkomst overschreden wordt of het bestuur een vermoeden heeft dat een zaken lid met andere bedoelingen dan het hoofddoel - namelijk FootGolfen - als lid wordt ingeschreven, worden zaken leden altijd toegelaten.

3.10 Het lid dat in het komende jaar als geeltjes lid geregistreerd wil worden (artikel 4.2. f van de statuten), dient hiertoe vóór 1 november van het betreffende jaar een schriftelijk gemotiveerd verzoek in. Op basis van dit verzoek zal het bestuur - al dan niet gemotiveerd - het verzoek honoreren dan wel afwijzen.

3.11 Alle geeltjes lidmaatschappen worden per 1 januari van het volgende verenigingsjaar automatisch omgezet in het bij de categorie behorende lidmaatschap, tenzij voor 1 november een schriftelijk verzoek voorligt tot verlenging.

3.12 Het geeltjes lidmaatschap kan maximaal 4 keer worden verlengd. Hierna kan worden gekozen voor een volledig lidmaatschap of oud lidmaatschap. 

3.13 Geeltjes- en oud leden tellen niet mee voor het maximum toegestane aantal leden als bedoeld in de overeenkomst.

3.14 Er vindt alleen restitutie plaats van de gehele of gedeeltelijk verenigingsbijdrage in geval van ziekte of blessure (in geval van een aaneensluitende periode van 6 maanden of langer), overlijden, of tijdelijk verblijf in het buitenland. Het bestuur bekijkt ieder verzoek tot restitutie individueel en heeft - zonder inmenging van de algemene ledenvergadering - de mogelijkheid anders te beslissen.

3.15 Er kan door het bestuur worden besloten een cateringfee te hanteren om verenigingsactiviteiten zoals een barbecue te bekostigen. Indien meer kosten worden gemaakt dan de betaalde cateringsfee, is het mogelijk dat er een nota wordt gestuurd om dit bedrag aan te vullen, zie Artikel 9.2. Indien minder kosten worden gemaakt, zal het overschot worden toegevoegd aan de clubkas.

 

SPEELRECHT EN TOEGANG TOT DE BAAN

 

Artikel 4

 

4.1 Het speelrecht van leden is persoonlijk en kan niet worden overgedragen.

 

4.2 De baan mag gedurende door de vereniging georganiseerde activiteiten uitsluitend worden betreden door personen die voorafgaand aan de georganiseerde activiteit hebben aangemeld en de verschuldigde greenfee hebben betaald, of personen die voorafgaand aan de georganiseerde evenementen - met uitzondering van de trainingsavonden - als caddie zijn aangegeven, of personen die als toeschouwer een of meerdere deelnemers willen aanmoedigen, mits in geen enkele wijze hinderlijk voor deelnemers dan wel organisatie. Uiteraard wordt personeel van of door de betreffende golfbaan aangewezen personen te allen tijde toegestaan de baan te betreden, indien hier aanleiding toe is.

 

4.3 Het bestuur zal in overleg met de betreffende golfbaan regels uitvaardigen ter regulering van de speeltijden. Indien gewenst of nodig kan daarbij onderscheid gemaakt worden tussen de in de statuten genoemde categorieën van leden.

 

4.4 Leden die, anders dan door deelname aan evenementen, gebruik willen maken van de baan dienen daartoe starttijd te reserveren hetzij aan de receptie hetzij via internet, mits de betreffende golfbaan hiermee in de overeenkomst instemt en de mogelijkheid biedt om als losse greenfee de aangeboden baan, of een deel hiervan, te spelen. In dat geval dient het lid zich uiterlijk 10 minuten voor de gereserveerde starttijd te melden bij de receptie voor het betalen en in ontvangst nemen van het startbewijs. Het lid dient stipt op tijd van de toegewezen start tijd te vertrekken.

 

4.5 Afmelden dient - afhankelijk van het type evenement - tijdig te worden gedaan voor een  gedeeltelijke of gehele restitutie van de betaalde greenfee. Voor trainingsavonden geldt een uiterlijke afmelding van 180 minuten voor de gereserveerde starttijd, voor eendaagse evenementen geldt een uiterlijke afmelding van 48 uur voor de start van het evenement, voor meerdaagse evenementen geldt een uiterlijke afmelding van 120 uur voor de start van het evenement. Bij tijdig afmelden is er sprake van gehele restitutie, tenzij de hoogte van de restitutie wordt beschreven in het wedstrijdreglement.  

 

4.6 Na drie maal te laat afmelden of na twee no shows ontvangt het betrokken lid een waarschuwing. Indien binnen twee maanden na de waarschuwing nogmaals sprake is van te laat afmelden dan wel no show volgt een maand uitsluiting van speelrecht. Dit herhaalt zich tot 1 januari van het opvolgende jaar bij elke volgende te late afmelding of no show.

4.7 Voor te late afmelding en no show bij een- of meerdaagse evenementen is het wedstrijdreglement van het evenement van toepassing.

 

KLEDING EN -VOORSCHRIFTEN

 

Artikel 5

 

Ieder nieuw lid krijgt na goedkeuring van de aanvraag en betaling van het lidmaatschap het standaard club kledingpakket. Er zal iedere eerste week van de maand een bestelling worden gedaan voor nieuwe leden en leden die het standaardpakket - op eigen kosten - uit willen breiden met door de vereniging vastgestelde tenues dan wel overige artikelen. Zie pagina Kleding- en voorschriften.

5.1 In verband met uitstraling en professionaliteit stelt de vereniging het verplicht voor leden van de vereniging om het officiële clubtenue te dragen tijdens alle officiële evenementen die in zowel Nederland als daarbuiten worden georganiseerd, tenzij door de bond een tenue wordt aangeboden ten aanzien van EK’s of WK’s.

 

5.2 Tijdens door de vereniging georganiseerde trainingsavonden hebben leden de keuze om het officiële clubtenue te vervangen door het internationale- of trainings tenue, tenzij door het bestuur wordt gevraagd om expliciet het officiële clubtenue aan te doen.

5.3 Voor tweedaagse - al dan niet internationale - evenementen en evenementen waarbij meerdere rondes op één dag worden gespeeld, kan het internationale tenue worden aangeschaft, wat op/tijdens de laatste dag/ronde van het betreffende evenement zal worden gedragen. Indien er geen internationaal tenue is aangeschaft door het lid, is het lid verplicht beide dagen/rondes in het officiële clubtenue te spelen.

5.4 Voor driedaagse - al dan niet internationale - evenementen kan het trainingstenue worden aangeschaft, wat op de eerste dag van het betreffende evenement zal worden gedragen.
Dit tenue zal ook worden gedragen tijdens de trainingsdagen van een- of meerdaagse evenementen. Indien er geen trainingstenue aangeschaft is door het lid, is het lid verplicht alle dagen in het officiële clubtenue te spelen.

5.5 Op niet door de vereniging georganiseerde trainingsavonden en tijdens on-officiële toernooien zijn leden vrij in hun kledingkeuze, zolang de etiquettes gerespecteerd worden. De vereniging stelt het uiteraard op prijs als er door het lid voor wordt gekozen om ook op deze momenten een visitekaartje voor de vereniging te zijn door in een van de drie vastgestelde tenues te spelen.

5.6 De vereniging tracht te allen tijde de uitstraling van haar leden te optimaliseren wat - zonder het lid op extra kosten te jagen - kan resulteren in wijzigingen of aanvullingen op het bestaande pakket. Iedere wijziging of aanvulling zal op voorhand worden gecommuniceerd met de leden.

5.7 Alle tenues worden door de vereniging voorzien van bedrukking zoals op de pagina Kleding- en voorschriften beschreven.

5.8 Sponsoruitingen op het door vereniging vastgestelde kledingpakket wordt beschreven op de pagina Kleding- en voorschriften.

5.9 Indien niet wordt voldaan aan leden 5.1, 5.2, 5.3 en/of 5.4 zal worden teruggevallen op Artikel 6.7 van de statuten.


 

ADRESWIJZIGINGEN

 

Artikel 6

 

6.1 Leden zijn verplicht wijzigingen in adres of andere voor de vereniging van belang zijnde gegevens zo spoedig mogelijk aan het bestuur te melden.

 

6.2 Leden die op één postadres wonen ontvangen alle algemene post van de vereniging slechts in enkelvoud op naam van het langstlopende lidmaatschap.

COMMISSIES

 

Artikel 7

 

7.1 Het bestuur laat zich bijstaan door commissies, die hun werk zelfstandig verrichten onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur.

7.2 Leden van deze commissies worden, in overleg met dan wel op voordracht van de betreffende commissie, door het bestuur benoemd en ontslagen. Bij vacatures of uitbreiding van het aantal leden van een commissie kan de betreffende commissie kandidaten aan het bestuur ter benoeming voordragen. De voorzitter wordt, zo mogelijk op voordracht van de commissie, door het bestuur in functie benoemd.

7.3 De zittingsperiode van commissieleden is in beginsel 4 jaar; zij kunnen onbeperkt herbenoemd worden. Herbenoeming geschiedt stilzwijgend door het bestuur, tenzij in overleg anders wordt besloten.

7.4 Het bestuur bepaalt de taken en de bevoegdheden van de commissies en legt deze vast. De commissie rapporteert aan het bestuur door toezending van het verslag van de gehouden vergadering aan de secretaris en aan het bestuurslid dat het werkgebied van de commissie in zijn aandachtsveld heeft. Van correspondentie die de commissie voert, ontvangt het secretariaat een kopie.

7.5 Commissies vergaderen als regel online of bij iemand thuis. 

7.6 Het ontvangende commissielid ontvangt een door het bestuur vast te stellen vergoeding per aanwezig lid voor gemaakte kosten aan koffie, thee en frisdrank.

7.7 Tenminste 1 maal per jaar vindt overleg plaats tussen de commissies en het bestuur. De commissievoorzitters geven uiterlijk 1 week voor het geplande overige agendapunten door aan het bestuur.

7.8 De financiële verantwoordelijkheid is geregeld in een financieel protocol dat door het bestuur wordt vastgesteld.

SCHADE

 

Artikel 8

 

8.1 Indien voorwerpen behorende aan of onder welke titel dan ook in gebruik bij de vereniging dan wel betreffende golfbaan worden gebroken of beschadigd door een lid, introducé of iedere andere aanwezige is die persoon verplicht de schade te vergoeden.

8.2 Indien de schade is veroorzaakt door een introducé is het introducerende lid daarvoor persoonlijk aansprakelijk.

 

NOTA'S AAN DE LEDEN EN DE BETALING DAARVAN

 

Artikel 9

 

Bij aangaan van het lidmaatschap geeft het lid toestemming aan de vereniging om doorlopend incasso-opdrachten te sturen naar de bank van het lid om een bedrag van de rekening van het lid af te schrijven wegens lidmaatschap, aanwezigheid bij activiteiten, aankoop van kleding, en andere door de vereniging verstrekte diensten aan het lid.

9.1 Jaarlijks, bij voorkeur in de maand november, wordt aan de leden de nota voor de verenigingsbijdrage toegestuurd. 

9.2 Maandelijks, bij voorkeur voor de laatste dag van de maand, kunnen kosten die in de loop van de lopende maand ontstaan zijn in rekening worden gebracht. 

9.3 Het verschuldigde dient te worden voldaan binnen één maand na de dagtekening van de nota en moet op de rekening van de vereniging zijn bijgeschreven vóór de op de nota vermelde betalingsdatum.

9.4 Bij niet tijdige betaling wordt een herinnering gestuurd. Mocht ook dan betaling achterwege blijven, zal ten tweeden male schriftelijk en aangetekend worden gemaand en is een door het bestuur te bepalen boete verschuldigd van tenminste vijftig euro (€ 50). Indien binnen de termijn van dertig dagen het verschuldigde weer niet is voldaan treedt artikel 6.6 van de statuten in werking.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

 

Artikel 10

 

10.1 Indien in de algemene vergadering een schriftelijke stemming plaats vindt vormt het bestuur uit de aanwezige leden een stemcommissie die de stemmen verzamelt en telt. Het bestuur verstrekt aan de stemgerechtigde leden gewaarmerkte stembriefjes. Per stemming kan per lid – behoudens de bij het bestuur bekende schriftelijke machtigingen – slechts één stem worden uitgebracht.

10.2 Als niet uitgebrachte stemmen worden beschouwd:

  1. blanco en ondertekende stembriefjes;

  2. stembriefjes die niet duidelijk een persoon vermelden of een persoon die niet kandidaat gesteld is;

  3. stembriefjes waarop meer namen voorkomen dan het aantal te verkiezen personen.

10.3 De beslissing of bovengenoemde gevallen zich al of niet voordoen ligt bij de stemcommissie.

10.4 Als er bij verkiezing van vacatures meer dan één vacature is en er zijn meer kandidaten dan vacatures, stelt de voorzitter de verkiezing voor elke vacature afzonderlijk aan de orde. Per vacature kan slechts één maal een stem worden uitgebracht.

SLOTBEPALING

 

Artikel 11

 

11.1  In alle gevallen welke niet in de statuten en het huishoudelijk reglement zijn voorzien, beslist het bestuur, eventueel na overleg met de betreffende golfbaan.

Geen lid worden, toch op de hoogte blijven?

Meld je aan!

Nieuws

Contact

  • Facebook - White Circle
  • Instagram - White Circle

©2020 by The FootGolf Motion